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GESTÃO E CONTROLE DE ESTOQUE: GUIA DEFINITIVO
As tendências e análises de dados fazem com que o gestor tenha disciplina nas questões mais emergentes de sua empresa. Portanto, as atividades dependem de aspectos positivos na gestão e controle de estoque.
De acordo com pesquisas, o setor têm se mantido ativo, sendo que, em 2016, o levantamento apontou uma perda de mais de 7 bilhões de reais em supermercados, devido a falhas no controle de estoque. Para evitar isso, é necessário investir em ferramentas e buscar meios de reduzir custos, ainda mais em tempos de crise.
Neste guia, você vai descobrir as medidas e como reduzir os custos do estoque, além da cultura e a mentalidade que precisa ser atualizada nas empresas.
Afinal, o estoque é fundamental para uma empresa saudável, sendo necessário o gerenciamento dos suprimentos e excelência na execução nas estratégias de logística. Portanto, as iniciativas de redução de estoque estão cada vez mais comuns.
Curioso? Tire todas suas dúvidas sobre gestão e controle de estoque neste guia completo!
O que é o estoque?
Parece uma pergunta boba, mas não é. Obviamente, você deve responder claramente em sua mente. No entanto, a gestão e controle de estoque é um fenômeno comercial e intrigante, por vezes, incompreendido.
Mas, o que ele representa? Para a contabilidade financeira, ele é um ativo circulatório. E, se trata de bens que estão à venda ou em processo de produção, até mesmo a matéria-prima que é consumida para produzir. Ou seja: são produtos ou peças “em processo”, “materiais” ou “produto acabados”.
O estoque é ativo porque ele representa a receita da empresa, sendo que seu principal objetivo é facilitar as vendas da organização. Assim, o estoque deve ser contabilizado para ser analisado como uma planilha de balanço.
Por que as empresas tem dificuldade em planejar o estoque?
A natureza intrigante do estoque ainda faz com que as pessoas tenham uma mentalidade retrógrada, sem que percebam a real necessidade dele. Inclusive, o gerenciamento de estoque vem com um preço.
Embora “passivo”, é o grande ativo dos produtos e carro chefe do funcionamento das empresas. Entretanto, o estoque é um pouco mais complicado do que parece. E daí, surgem as medidas.
A cada dia, a gestão e controle de estoque é cada vez mais eficaz e relevante para o abastecimento. Mas, mesmo em meio ao leque de opções de sistemas, muitas empresas passam estresse na gestão e controle de estoque.
Saber quando os pedidos chegam, rastrear os envios e a previsão de problemas nas entregas. Para manter o estoque sob controle, é necessário qualificar os profissionais, mas ninguém tem tanto tempo disponível para isso.
E, para planejar é preciso previsão. Você pode ser uma da mais da metade das empresas que sabem que devem melhorar os níveis de atendimento, sendo que essa melhoria se deve aos funcionários saberem o que tem no seu estoque. E o pior de tudo: perder clientes por não saber fazer uma boa redução de estoque.
+ Saiba mais em como reduzir o seu estoque ao calcular o Giro de Estoque.
Perspectivas na gestão e controle de estoque
Não permitir que sua empresa vá ao fracasso é a principal perspectiva. E, para isso, as iniciativas foram desenvolvidas com o intuito de simplificar o estoque.
A estrutura deu abertura para modelos de gestão como o Just in Time, estoque enxuto, previsão de estoque e reposição. Além disso, existem inúmeras opções para adequar o estoque a necessidade de sua empresa.
Portanto, vamos auxiliar a sua gestão e controle de estoque, ao evitar que você seja mais um na estatística de que fechou o próprio negócio. Primeiro, vamos falar um pouco sobre as perspectivas com relação a gestão.
Planejamento prévio
Como podemos ver acima, a grande maioria das pessoas não se preparam para seu próprio negócio. Isso porque, muitos não procuram ajuda e nem planejam as ausências de funcionários, como férias e licenças.
O grande desafio é que mais da metade não abastece o básico de início das atividades, o que reflete um grande problema na gestão brasileira. De modo geral, muitos não determinam uma meta de lucro pretendido. Logo, a empresa navega sem direção.
Cerca de 21% das pessoas não sabem ou entendem sobre o seu público-alvo, o que é um grande risco para o mercado em que atua. No dia a dia, um planejamento adequado permite que você conheça o seu negócio e garanta o sucesso e um bom controle do estoque. Afinal, as pessoas tomam decisões com base nas percepções.
Gestão empresarial
Para a gestão e controle de estoque, é necessário coletar informações com frequência, aperfeiçoar produtos e serviços, estar atento a tecnologia, inovar os processos e investir em treinamento para sobreviver a competição do mercado.
Atualmente, a maior dificuldade que encontramos nas empresas é o problema da capacitação ser baixa, falta a análise das estratégias da concorrência e o investimento, além de atualizar o próprio plano de negócios. Claro que, é preciso despertar para cada necessidade ao pensar sobre as questões e criar estratégias.
Segundo os dados, apontam que a estratégia da diferenciação é mais vantajosa do que a de custos. No caso, não é válido para a gestão de estoques, pois a redução de estoques é a grande chave para o bom gerenciamento.
Isto é, a regra é manter o estoque em mínimo. O fato é que os custos do estoque podem vir a ser altos demais, ou seja, manter o estoque reduzido é o grande motivo dos gestores pouparem investimentos.
Pode ser que, você precise desembolsar seu caixa para adquirir o estoque, inclusive os custos da gerência. E, tudo isso, porque é dinheiro. Dinheiro amarrado e quanto mais ocioso, maior a perda. Por isso, o retorno sobre os ativos são afetados pelo estoque.
Veia Empreendedora
Para quem vive esta situação, um ponto importante é se antecipar nos fatos. De acordo com especialistas, buscar informações e persistir nos objetivos são os comportamentos que te fazem um gestor de sucesso.
O mais importante é ter um plano de ação para atingir as metas e os objetivos. Para valer a pena, não podemos ficar sem uma definição, é importante sabermos aonde queremos chegar.
Ao intensificar o contato com outras empresas, aumenta a chance da nossa empresa sobreviver ao fracasso e manter o controle de estoque em dia.
Esse movimento aumenta a demanda, porque para planejar e monitorar cada etapa, é preciso clientes e parceiros afincos com os resultados ao estabelecer os objetivos claramente para poder enfrentar os riscos.
Para alinhar os processos, lançar novas ideias e monitorar o setor é necessário ter muito conhecimento do negócio. E, como um bom gestor, ter habilidade para lidar com pessoas.
Valorizar os profissionais e construir uma boa imagem profissional é importante para ganhar confiança. No dia a dia, as pessoas tomam decisões com a perspectiva sobre o outro, não tão só por cumprir metas.
Gerenciamento de Risco
E, afinal, o que é estoque? Aqui, também tratamos de uma das respostas para tal pergunta simples e inocente, mas com diversas indagações. É a perspectiva de gerenciamento de risco, já que está em constante crescimento a ênfase no controle de estoque.
A gestão de estoque está cada vez mais sob a perspectiva de uma gestão de risco. No Brasil, deixamos de produzir mais de 4 milhões de grãos por falta de logística. Isto é, o cenário da gestão de estoque brasileira reflete nos apontamentos mundiais, sendo que a estimativa é ser o maior pais exportador do mundo até 2020.
Mas, para conquistarmos tal posição, é necessário muito planejamento e conhecimento do mercado. Portanto, os custos e impactos pelo desequilíbrio são reflexo de oportunidades perdidas e imprevistos, sendo um fator de grande decisão para empresa.
As empresas têm buscado muito mais informações sobre conceitos como o Estoque de Segurança. E, também, buscamos melhorias no transporte, pois a maioria dos produtos são transportados em péssimas condições pelas rodovias.
A ideia é evitar a surpresa de faltar segurança nas vendas por não ter estoque. Por isso, o estoque é para gerenciar riscos. Geralmente, é mais sensível do que imaginamos e, ainda está relacionado com a falta de informações, incerteza no lead do fornecedor e na incerteza da execução de tarefas.
+ Quer saber mais sobre o Estoque de Segurança? TIPOS DE ESTOQUE: CONHEÇA TUDO SOBRE UTILIDADE E CÁLCULO
A barreira das dúvidas
De qualquer forma, são as dúvidas que nos impedem de crescer. E, a melhor maneira de evitar as tais incertezas, é investir no inventário e ver o estoque como forma de gerenciamento ao calcular os sinais de alerta.
Uma das perspectivas no gerenciamento de risco é o intuito de se proteger contra a oscilação do mercado com relação a moeda e seu preço. Assim, os recursos para reduzir os custos podem ser feitos através de descontos dos fornecedores e através de cálculos de custos, sendo a grande maioria das matérias-primas cobradas com base nas taxas de câmbio.
Para evitar essa oscilação, muitas empresas investem em estoque para não sofrer tanto com as variações de preço. Desta forma, também evitam correr o risco do fornecedor não chegar a tempo para suprir a nova demanda.
O risco do equilíbrio
As definições de estoque possuem uma variedade de significados. E, esse número não é por acaso, embora o principal seja saber que o estoque é um ativo. Porém, um ativo que as empresas não querem muito. Só que se você não tiver muito, pode colocar a empresa em risco.
É por isso que buscamos o equilíbrio, nem mais e nem menos. O ideal é aceitar o desafio e buscar níveis ideais, fluxos suaves de produção e minimizar os custos de estoque. Isso é ótimo! Dinheiro, vendas e produção em harmonia.
O intuito é possuir as melhores medidas para garantir a sustentabilidade da estratégias dos negócios. Talvez, não seja tão fácil assim. Depois de avaliar as possibilidades, na qual envolve métodos e medidas, é possível efetivar a tomada de decisões que devem ser feitas para gestão e controle de estoque.
O papel da gestão e controle no estoque
Na gestão e controle de estoque, o relacionamento entre cliente e fornecedor é um dos aspectos mais importantes. A colaboração é o conceito principal da essência da gestão. Entretanto, detalhar os fluxos de produtos revela a forma como esses relacionamentos devem suprir o estoque.
Basicamente, a maior atividade é a compra, transferência ou gerenciamento de estoque, isso porque o estoque desempenha um papel com foco na oferta. Ou seja, o estoque possui um papel importante na hora de equilibrar a demanda e a oferta.
Para gerir, é necessário verificar os avanços e o passado dos fluxos de estoque, analisar as trocas de fornecedores e ajustar com a demanda dos clientes. E, se trata de equilibrar as exigências dos clientes com os parâmetros das empresas.
Planejamento de Vendas e Operações
A implementação do planejamento de vendas e operações é uma das tendências na gestão de estoque. Nos processos que englobam o fornecimento, a sua exatidão faz com que haja harmonia no no controle de estoque e na gestão.
O propósito fundamental do S&OP é utilizar as funções de gerenciamento da demanda, como vendas e marketing, paralelamente às operações da empresa, como fabricação, logística, suprimentos, aquisição e os planos estratégicos de nível.
As discussões vão desde o estoque disponível na empresa, o estoque em trânsito e o trabalho em andamento. Assim, é possível que o grupo de vendas e marketing faça o planejamento adequado em um tempo real dos níveis de estoque disponíveis para venda.
Você quer saber mais sobre estoque? Acesse TIPOS DE ESTOQUE: CONHEÇA TUDO SOBRE UTILIDADE E CÁLCULO
Possíveis ações no planejamento
Devido as decisões estratégicas do estoque, as operações podem ser realizadas para manter as informações atualizadas e as previsões de vendas serão diretas. Além disso, essas informações podem resultar em mudanças nos planos de manufatura ou no abastecimento.
Logo, para o balanceamento de estoque, é possível usar os dados dos pontos de venda para gestão de estoque no setor de varejo. Para muitos varejistas, a caixa registradora, após a verificação do código de barras, faz esse checkin e já aciona mensagens de que o estoque foi vendido.
E, não é só rastreado pelo varejista, mas pelos fornecedores. Quando os itens são esgotados, tanto o varejista quanto o fornecedor, trabalham mutuamente para reabastecer o estoque que se esgotou. Assim, mantém o equilíbrio entre a oferta e a demanda.
A demanda rastreada determina quando é melhor fazer novos pedidos de reposição no tempo certo para a loja. Na verdade, as decisões do estoque são usadas para determinar o tempo certo das entradas e para lidar com as saídas.
+ De maneira otimizada, envolve o lead time, o nível de serviço e a previsão de demanda. Saiba PONTO DE REPOSIÇÃO: QUANDO USAR E COMO CALCULAR
+ Tudo sobre COMO FAZER A CURVA ABC: MÉTODO E PLANILHA EM EXCEL (PASSO A PASSO)
Por que o estoque é tão importante?
O estoque é uma parte vital no gerenciamento de oferta. Devido a isso, o “status” do estoque é usado como decisivo para a saúde da empresa em seus processos de gestão de estoque e a tomada de decisões.
Vamos supor que a sua empresa possui grandes quantidades de estoque. Porém, esse estoque de segurança se torna um problema, devido aos custos elevados e a perda de oportunidade de lucro devido ao capital estagnado sem ser convertido em vendas.
No entanto, esta é uma situação em que o estoque não foi gerenciado devidamente. Ou seja: pode ser que a previsão de demanda seja imprecisa, talvez os prazos de entrega de fornecedor sejam longos, as operações podem estar cheias de gargalos ou as transportadoras não são tão eficientes e não fazem as entregas sem danos ou dentro dos prazos.
Portanto, o estoque é uma das ferramentas mais importantes em medir custos da cadeia de suprimentos. As tendências e mudanças trazem métodos como giro de estoque, dias de estoque e ciclo cash-to-cash, já que todos indicam como a empresa está sendo gerenciada.
Gestão na Prática
Alguns aspectos importantes da boa gestão é que o controle de estoque se estende desde a origem, no caso a fabricação, até o cliente final. E, o gerenciamento do estoque se trata de estocar níveis corretos, pagar pelo valor adequado do estoque, entender os pontos de reabastecimento, manter no local certo e retirar na hora exata.
Ao identificar qual produto está disponível e a quantidade ajuda a sua empresa a aumentar os lucros enquanto reduz os custos do estoque, sem prejudicar o cliente. Portanto, o gerenciamento de estoque exige uma manutenção detalhada nos registros dos produtos.
Economizar dinheiro
Para poupar recursos e melhoramos as linhas de fundo, é preciso poupar dinheiro. Isto é, se deixarmos sem controle, pode atrapalhar o caixa, prejudicar os lucros e causar grandes prejuízos. Sendo assim, podemos economizar dinheiro para a empresa e, ao mesmo tempo, trazer melhorias e resultados.
O controle de estoque entra em ação ao reduzir seu custo e garante que as demandas sejam atendidas há tempo, onde o foco é aumentar o lucro e manter o estoque reduzido. Ou seja, se você não tratar adequadamente, pode resultar na perda de potenciais vendas ou em dinheiro estocado e parado.
A prática econômica para evitar isso é se policiar no prazo de validade dos produtos para evitar desperdícios. Portanto, o estoque morto também pode ser um problema se não for vendido. Assim, você pode evitar isso ao fazer liquidações e não deixar que eles se tornem irrelevantes.
O principal deles é a redução dos custos de armazenamento, por vezes variáveis, mas se você armazenar muito pode ser difícil de vender. Desta forma, você poupa recursos.
Desafios do estoque
Atingir bons níveis de estoque exige equilíbrio, portanto, compre pouco e acabe com os gargalos do estoque. Sendo assim, menos clientes insatisfeitos, mas se você comprar muito, os custos de carregamento aumentam e os níveis de estoque obsoletos serão um problema.
A superação de desafios consiste no bom controle de estoque, sendo alguns desses a serem superados. Veja:
Altos custos
Variações na demanda
Risco de perda
Rotatividade baixa
Pedidos desnecessários
Capital de giro parado no estoque
Custos de armazenamento excessivo
Tempo de entrega desequilibrado
Clientes perdidos
Perda de materiais
Todos esses problemas em conjunto resultam em grandes perdas que podem ser evitadas com o gerenciamento e controle de estoque.
Como solucionar problemas comuns do controle de estoque?
Listamos diversos tipo de problemas que podemos enfrentar na gestão e controle de estoque. Porém, vamos falar de um problema que é muito comum em produtos antigos.
O produto está parado na prateleira, quase não é vendido ou esquecemos dele. Portanto, alguns dados do nosso inventário não batem com o que vemos. Então, não se preocupe, isso é um sinal que não estamos inserindo a informação correta sobre nosso inventário. Bem como, é assim que rastreamos as coisas.
Um erro comum é não saber o que acontece em sua empresa. E, se seus funcionários não sabem aonde os produtos estão e quanto eles possuem, é difícil a tomada de decisões. Isto é, todos os processos estão interligados e, muitas vezes, empresas pensam que precisam de muitos produtos, mas a maioria deles não são controlados.
É importante ter uma estratégia para saber o que fazer com tudo que possui. Por vezes, ter infinitos números e SKUs para digitalizar incorretamente. Portanto, certifique-se que os detalhes estão corretos. E, cave as informações, seja detalhista neste ponto, isso que fará a diferença.
Entender o que está por trás de cada processo e de cada um de seus produtos. Se você não está recebendo o suficiente de um pedido ou não está enviando o solicitado, não sabe o que chega ou que sai, um dia você terá grandes problemas para descobrir aonde realmente está seu problema.
O que causam as perdas
Os principais fatores que causam as perdas são operacionais e os furtos externos. Porém, os erros administrativos e nos inventários correspondem há mais de 20% dos problemas. Claro que, também podemos mencionar que cerca de 50% das falhas são na gestão e controle de estoque, sendo as mais pautadas:
- Furtos internos, externos e quebras de fornecedores
- Quebra operacional
- Erros administrativos e de inventário
Entre tantos erros, o fato é que eles podem ser evitados. Portanto, para colocar a sua empresa nos trilhos, vamos iniciar a gestão e controle de estoque de maneira eficaz.
Para iniciar o controle de estoque, rápido e fácil
Se você possui uma pequena ou microempresa que apenas começou, descubra como você pode começar a controlar suas entradas e saídas de maneira prática e acessível. E, o quanto antes, melhor.
1. Faça um inventário do seu estoque
Existem infinitas possibilidades de controle de estoque. Para você que está apenas começando, a maneira mais básica é fazer um inventário do seu estoque.
Faça uma lista de tudo que possui e separe cada tipo de produto. Na lista de inventário, você pode inserir os dados específicos de cada produto como peso, tamanho, cor e preço. Depois, você pode codifica-los, fazer contagens diárias e relatar as possíveis perdas.
Neste exemplo, vamos inserir uma tabela com células de Produto, Número do Item e a Quantidade. Veja o modelo a seguir:
Você também pode inserir uma coluna para saber o que você vende e envia. E até mesmo, manter um registro de devoluções e novo estoque recebido.
Parece fácil, mas muitos correm desta tarefa. O monitoramento contínuo é o que garante a contabilização de todos os gastos. Um outro problema: o compartilhamento de informações. Ainda existe muita resistência nas pessoas em compartilharem informações.
Cuidado com os erros! As pessoas ainda cometem muitos erros na contabilização. Portanto, quanto mais informatizado, mais precisão nos dados, sendo que não faltam softwares que apoiam o controle e gestão do estoque.
+ De maneira otimizada, envolve o lead time, o nível de serviço e a previsão de demanda. Saiba PONTO DE REPOSIÇÃO: QUANDO USAR E COMO CALCULAR
+ Tudo sobre COMO FAZER A CURVA ABC: MÉTODO E PLANILHA EM EXCEL (PASSO A PASSO)
2. Análise dos últimos 3 anos
Com base no histórico, teremos grandes informações sobre o estoque de manutenção. Logo, podemos categorizar os itens entre Estocáveis, Make to Order e Itens Obsoletos.
Os estocáveis são os que devem permanecer no estoque, mas já os que podem ser comprados de acordo com a sua necessidade, no intuito de suprir a demanda, são os “Make to Order”. E, os obsoletos, não devem permanecer no estoque.
Para saber qual item pertence a cada categoria, é necessário calcular o intervalo médio entre as demandas.
Veja como em TIPOS DE ESTOQUE: CONHEÇA TUDO SOBRE UTILIDADE E CÁLCULO
3. Orçamento para o estoque
É uma das principais etapas no gerenciamento de estoque. Os orçamentos do inventário são o carro chefe da sua empresa. Portanto, muitas empresas optam por ter o balanceamento anual para atender as suas necessidades. Isto é, isso pode acontecer mensalmente, semanalmente e diariamente, sempre antes que o estoque seja adquirido.
Desta forma, podemos ter uma visão do desempenho e gerenciamento de todo o histórico financeiro da empresa. Além de tudo que está por vir: seja planejado ou não!
A contabilização dos custos vai desde os materiais até os custos operacionais, como o depósito, transporte e logística, a redistribuição, os custos fixos e relacionados a segurança. Assim também, é importante contabilizar novas compras, novos contratos e objetivos a longo e curto prazo.
A forma como você rastreia suas finanças gera custos, que por vezes, podem ser poupados através de integra-los a sistemas que apoiam a gestão, invés de usar diversas ferramentas que geram pequenos custos que somente causam prejuízos.
4. Monte a sua equipe
Faça a equipe do projeto em toda empresa, ou seja:
- Todos os integrantes podem colaborar com a gestão e controle de estoque
- Faça pesquisas através de estudos de pesquisas e dos comerciantes
- Tenha um setor que separe os pedidos dos clientes
- Analistas de comércio que trabalhem com inventário
- Pessoas para fazer alterações nos sistemas
- Um ótimo patrocínio para elevar prioridades e trazer soluções
5. Avalie os objetivos
Avaliar como os processos e sistemas podem aprimorar com maior precisão, pontualidade e suprir as ordem de maximizar as vendas e o atendimento ao cliente. Para isso, veja esses sistemas de processos:
- Planejar mercadorias, compras e pedidos de compras
- Recebimento, verificação e retirada de estoque
- Preencher pedido de cliente no nível da loja
- Atender pedidos do cliente e alívio do estoque
- Atribuição e reserva de itens para um pedido
- Retornar o processamento e disposição como vendável
- Ajustar o estoque constantemente
6. Qual o quadro geral?
O balanço patrimonial do sua empresa é garantido através do estoque. Portanto, a eficiência no controle é adquirida através da precisão na contagem física e contábil do estoque. Assim, possuímos uma base na tomada de decisões de compra e manutenção de estoque, no intuito de atender a demanda.
E, para melhorar a gestão e controle de estoque, vamos avaliar a qualidade ao longo do tempo. Assim também, vamos garantir a estocagem e gerenciamento corretos. Desta forma, colete as informações com base nas métricas aplicadas até aqui e terá a imagem exata do seu inventário.
Logo, ao fazer um inventário periódico, vai evitar os erros. Enfim, será necessário que você faça contagens dos itens para que sejam adicionados ao sistema e os setores de compras vejam se os dados estão corretos.
É fundamental que você integre os setores de compras e o estoque. Sendo que: todos os fluxos de entradas e saídas devem ser registrados e os dois setores devem se comunicar entre si.
As suas parcerias com os fornecedores devem se manter fortes e os seus cadastros devem permanecer com um diagnóstico preciso sobre os produtos que você possui.
Como começar a manter o estoque?
Ao identificar o seu estoque, acredite e invista nele. Você pode categorizar pelo valor, colocar os itens em categorias de valor baixo, médio e alto. Caso os níveis sejam limitados, o seu capital fará com que você planeje melhor seus gastos.
E, você pode focar nos recursos para os itens de valor alto. No entanto, os itens de valor baixo podem dificultar o processo de produção e também devem ser revistos com cautela.
Decidir a quantidade depende do tamanho, natureza do negócio e do tipo de estoque que você escolheu. Caso tenha pouco espaço, pode comprar ações e pagar taxas para armazenamento.
Conforme necessário, ao negociar a entrega com os fornecedores, você se mantém atualizado e sem desperdiçar estoque, além dos custos serem mais baixos. Assim também, você tem o que precisa e quando quer. Mas em desvantagem, se houver uma falha no sistema, você fica sem estoque e depende totalmente do fornecedor.
Porém, isso só funciona em empresas que os produtos se movimentam rapidamente, já que o estoque é caro para armazenar, os itens perecem rápido ou são fáceis de sair.
…E, se manter muito estoque?
Mesmo em meio a tantas estratégias, é preciso criar os refúgios. Se manter muito estoque, pode até ser mais fácil de gerenciar. Isto é, o estoque nunca acaba e as compras podem sair mais em conta. Porém, os custos de armazenamento podem ser mais altos, seus produtos e materiais podem estragar ou se tornarem obsoletos, além do capital parado.
Essa forma forma pode se adequar a sua empresa quando:
- É difícil saber quanto e quando você precisa de estoque?
- As demandas são muito variáveis?
Portanto, se puder armazenar muito à pouco custo, caso não desenvolva produtos rápido ou não vai demorar para vender.
Agora que você já lançou seu estoque, saiba
alguns princípios da gestão e controle de estoque
A gestão e controle de estoque é todo processo que engloba o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Sendo assim, a sua eficiência é garantida através de um sistema eficiente, registros em todas etapas dos processos e alertas no início dos processos. Quanto mais fácil de resolver, melhor a gestão.
Desta forma, o objetivo é reduzir o tempo sem custos adicionais, sendo que alguns princípios da gestão de estoque incluem:
Ordem da gestão
Para o melhor gestão e controle de estoque, existe uma ordem que cada fabricante, de cada armazém e cada combinação passa até chegar na ordem que os clientes cumprem o seu pedido.
Para tornar o processo eficiente, não importa o quão básica seja, o tempo é o mais precisoso para saber o que nós temos de retorno. Portanto, para que tudo funcione corretamente, nós enviamos a ordem ao cliente e esperamos que ele retorne para agendar e nos certificar que teremos o produto em estoque.
Depois, negociamos a fatura e talvez, pode ser que aconteçam diversos atrasos. Quanto mais atrasos, mais aborrecimentos, mais erros, problemas e cortes.
Para corrigir isso e dar maior agilidade aos processos, os sistemas de papel devem ser substituídos pelos digitais. Após toda papelada, as demonstrações financeiras e suas informações devem ser armazenadas e gerenciadas.
Ou seja: um monte de trabalho que foge da natureza humana. Quando o pedido chega, num sistema mais informatizado, é imediatamente logado e sempre podemos ter acesso a isso. Automaticamente, já temos em mãos a quantidade, sabemos quando já podemos agendar, enviar e-mail e se programar para próxima demanda.
Demanda
A previsão da demanda implica na capacidade de antecipar no intuito de maximizar a economia de custos. Em relação ao gerenciamento de estoque, devem se estabelecer os níveis mínimos e máximos de estoque. A ociosidade do estoque causam despesas de manuseio e monitoramento, além de custos de armazenamento.
Uma das formas de prever os processos é através da análise de saber o quê, quanto e quando os clientes comprarão. Estamos acostumados a usar métodos informais, como a percepção de adivinhar, e até mesmo métodos quantitativos, como a análise dos dados de vendas.
A previsão de demanda pode ajudar você na tomada de decisões, desde o planejamento até o gerenciamento de estoque, e assim, expandir sua empresa.
como aplicar a previsão da demanda?
Fluxo de armazém
Para aumentar a produtividade, em prol da gestão de estoque, o armazém é prioridade nos processos. As etapas do processo de armazenagem devem ser implantadas com sucesso.
Desta forma, evitamos de perder venda de um cliente que desistiu ao achar uma concorrente com um frete mais barato ou um prazo de entrega mais curto. Inclusive, por não ter o produto que deseja.
A expectativa é organizar os fluxos de itens através dos seguintes passos:
- Recebimento
No recebimento, é feita a conferência, inspeção e identificação da mercadoria. - Armazenagem
Após a conferência, se inicia o armazenamento no local onde devem ser colocadas. Já a alocação, é uma medida que define aonde os produtos vão ser estocados. Depois, a mercadoria já está disponível para ser movimentada. - Separação
Aqui, nós separamos a mercadoria através do planejamento conforme as regras de separação. Por exemplo, LIFO e afins, data do produto e estado da mercadoria. - Expedição
Na etapa da expedição, a mercadoria pode ser encaminhada para o processo de industrialização ou de embalagem. - Administração de Estoque
Aqui, todos os dados devem ser contabilizados e administrados conforme as inúmeras estratégias contidas neste guia.
+ Aumentar a produção através das VANTAGENS SISTEMA ERP PARA CONTROLE DE ESTOQUE
+ Saiba tudo sobre produção em O QUE É SISTEMA PUXADO DE PRODUÇÃO?
Giro de estoque
Geralmente, é usada como indicativo da velocidade do giro de capital e análise dos limites dos níveis de estoque. De certa forma, a rotatividade do estoque faz com que sejam liberados os ativos e reduz os custos de manutenção.
A taxa de rotatividade ou giro de estoque é uma medida de fornecedores X compradores de uma ação. O cálculo é efetuado pelo volume diário de produtos pelo número de produtos disponíveis para venda. Sendo que, um volume elevado e um baixo nível de flutuação resultam em uma taxa de rotatividade alta, e um volume diário baixo, com alto nível de flutuação, produzem uma taxa de rotatividade baixa.
Os números e classificações trazem as informações claras sobre o estoque e ajudam a tomar decisões em sua empresa. Veja:
Quanto mais alto o estoque, mais alta a taxa da empresa, ou seja, maior volume de vendas e maior lucro a empresa. Caso a taxa de rotatividade seja baixa, não afeta muito o valor da compra, mas se for alta, significa que há pouca disponibilidade e se houver um aumento da demanda, o valor é impactado.
Essa taxa também pode ajudar a consertar o ponto de reabastecimento do estoque. Se diminuirmos a vida útil do estoque, a manutenção também é reduzida com mercadorias com vida útil mais curta. Apesar que, na indústria, o volume de negócios flutua de acordo com o mercado e, deve ser mantida uma atenção sobre esses valores.
Quer calcular seu giro de estoque? COMO CALCULAR O GIRO DE ESTOQUE E MELHORAR A SUA EMPRESA
Auditoria e Avaliação
Em todos processos de negócios, a melhoria contínua é facilitada por esta etapa de auditoria. As fraquezas e falhas se são identificadas garantem o sucesso dos processos. Na gestão de estoque, as avaliações ocorrem em cada nível, desde o recebimento até a distribuição. E, qual o melhor modelo de avaliação de estoque?
Para o seu negócio, a avaliação de estoque pode ajudar a calcular o valor das ações que você possui. E, também é essencial na contabilidade. Existem dois tipos principais de modelos de avaliação de estoque, ou seja, a avaliação periódica e a avaliação perpétua, nas quais veremos abaixo.
Avaliação Periódica
Em um inventário periódico, as mercadorias são registradas conforme a venda, sendo a avaliação periódica uma das mais utilizadas por empresas de pequeno porte ou que vendem um leque limitado de ações. Neste caso, o inventário não é atualizado, porém todo mês, trimestre ou ano você monta o estoque físico, depois conta o que vendeu.
Avaliação Perpétua
Já no inventário perpétuo, você utiliza um software de gestão que vai atualizar sua empresa e lista de estoque a todo momento que ocorrer uma movimentação.
Os sistemas de estoques perpétuos consistem em rastrear estoques vendidos ou sua reposição no ato da movimentação. Ou seja: atualizam o sistema contábil quando uma venda é efetivada, o inventário é usado ou o novo estoque chega.
Os dados são enviados a central, onde qualquer funcionário pode acessar. Portanto, as vantagens desse sistema permanente é que o monitoramento da rotatividade de estoque é ativo, sendo possível que vários lugares sejam gerenciados ao mesmo tempo. Enfim, maior facilidade e a previsão é mais informatizada e clara.
Ruptura e perdas de estoque
A ruptura de estoque é quando você tem 20 produtos ou marcas e a determinada marca X acabou. Isto é, a sua ruptura de estoque é de 10%, se faltar duas é 20%, e assim por diante.
De fato, é relação dos produtos em falta e os que estão disponíveis. Sendo assim, um dos indicadores da gestão de estoque, além da ruptura, é a quantidade de perdas.
Para auxiliar a gestão desses indicador, os dados devem se manter atualizados para evitar perdas e prejuízos. Assim também, as medidas melhoram a qualidade nos processos.
Tipos de estoque
As diferentes indústrias possuem diversos tipos de inventário. Entretanto, na maioria das vezes está mais relacionado com o varejo e à manufatura, já que existem vários relacionados a logística. Inclusive, algumas organizações de serviços.
Tudo que você usar para fabricar, fornecer serviços e administrar negócios faz parte do estoque. O tipo de estoque pode influenciar o quanto você deve manter. Aqui, estão os principais tipos que sua empresa pode precisar para aplicar na gestão e controle de estoque:
- Mercadoria – Produtos prontos para venda.
- Matéria-prima – Pronto para uso em produção.
- Trabalho em Processo – Bens inacabados em produção.
- Estoque de Trânsito – Consiste em pedidos que foram colocados, mas não foram recebidos. É quando se movem de um ponto para outro.
- Bens de Manutenção – Produtos são as peças que servem de apoio a manutenção dos equipamentos e edifícios.
Se você preferir, pode se aprofundar no assunto através desse guia que fala tudo sobre os Tipos de Estoque, utilidade e cálculo. Clique aqui para saber mais!
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Planejamento e Otimização
As empresas cada vez mais adotam métodos e estratégias que lidam com problemas relacionados a gestão e controle de estoque para maximizar lucros. Não perca o controle, por mais difícil que seja manter a tranquilidade, se acalme.
Algumas técnicas envolvem planejamento e otimização, sendo que elas coordenam as flutuações da demanda. E, não somente as contagens regulares, mas alavancam os dados e garantem a qualidade para evitar os problemas da gestão e controle de estoque.
A otimização de estoque deve balancear o nível de serviço, nível de estoque e os custos. Ou seja: é necessário encontrar a melhor relação entre as variáveis em prol de melhorar o desemprenho
Para planejar e organizar o seu negócio, produtos certos e na quantidade correta, seja firme no essencial. Agora, vamos ver as técnicas mais utilizadas. Entenda o que se passa ao ver as 20 principais práticas comuns de gestão e controle de estoque.
As 20 principais técnicas aplicadas no planejamento da gestão e controle de estoque
Para Determinar as melhores técnicas para a gestão e controle de estoque pode ser uma árdua tarefa. Sabe por quê? Mesmo que o estoque seja um ativo importante para o crescimento, sendo que, pode estar presente em uma rede, o que torna a tarefa mais difícil.
Portanto, quão maior for seu desenvolvimento, mais mão na massa deve colocar. Por isso, nós resolvemos ajudar com as práticas, técnicas e processos.
Logo, apresentaremos as principais técnicas de gestão e controle de estoque que podem ser usadas por qualquer empresa, tamanho ou departamento.
Lembre-se: será necessário diversas técnicas para desenvolver as estratégias mais adequadas para seu negócio.
1 – EOQ: Procedimento de compra
Para comprar produtos para o inventário, também são necessárias práticas na gestão e controle de estoque. Afinal, para não desgastar os produtos, eles devem ser vendidos e liquidados.
Inclusive, o espaço no estoque pode ser utilizado para outras finalidades. Ou seja, o espaço livre no estoque também é sinônimo de dinheiro.
De certa forma, o padrão de qualidade dos itens do estoque também devem ser considerados no momento de gerenciar e levantar os gastos para os possíveis investimentos. Portanto, a finalidade é reduzir o estoque ao máximo para que os custos sejam básicos.
A quantidade do pedido também é um fator econômico. Desta forma, atender a demanda sem sair do estoque e sem produzir demais. A quantidade de ordem econômica – EOQ – possui três de suas variáveis: demanda, custo de pedido relevante e custo de transporte relevante.
Para ajudar a calcular a quantidade de pedido econômico, existe uma fórmula poderosa. Vamos conhece-la? Você pode configurar da seguinte maneira:
Logo, os parâmetros da fórmula são:
Q é a quantidade de ordem econômica (unidades). D é a demanda (unidades, geralmente anuais), E é o custo de pedido (por pedido) e C é o custo por unidade.
2 – On hand by date
Solucionar problemas e tomar decisões. Agora, vamos falar um pouco sobre a mão na data. Um pouco além do que simplesmente segurar o estoque nas mãos, as datas são muito úteis, sendo que elas são um histórico da sua quantidade.
O problema de possuir um bem para venda, é que se você usar o calendário para gerir o seu negócio, cada vez mais a quantidade de estoque vai equivaler as datas. Porém, estoque nem sempre é sinal de dinheiro em caixa.
Por vezes, o custo atual não é o que era a dois meses atrás. Portanto, já que não funciona, para corrigir isso: a solução é agendar tarefas mensais que você pode fazer até saber onde usar o inventário.
Avaliar no último dia do mês para combinar os números, fazer um relatório para colocar os dados em mãos e saber o quanto do valor foi para o inventário.
Assim também, você pode se salvar de um problema no meio do caminho ao tentar voltar e olhar o que já se passou. Se você ir por data, não vai funcionar muito bem. Afinal, é importante ter o relatório em mãos para gestão e controle de estoque.
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3 – Sistema de Inventário
Os sistemas de gestão apoiam o gestor no momento de visualizar a qualidade e o valor de seus produtos ao controlar os diversos aspectos que constituem o controle e seu rastreamento.
Otimizar o estoque supervisiona o trabalho e a manutenção aumenta a produção dos estabelecimentos. Um exemplo é o sistema ERP – Enterprise Resource Planning – que obtem a alocação correta dos recursos através de sistemas de gerenciamento de armazéns e controle de inventário de maneira acessível e fácil.
O Método de Planejamento de Requisitos de Material é usado na gestão e controle de estoque após ser realizada a previsão de vendas. Os fabricantes solicitam através do sistema MRP que integra várias áreas do negócio que inclui inventário. Através dos dados e da demanda, o gerente insere um novo pedido de estoque com os fornecedores.
Saiba tudo sobre os sistemas em VANTAGENS SISTEMA ERP PARA CONTROLE DE ESTOQUE.
4 – Design, o layout do armazém
O layout do armazém englobam as estratégias de infraestrutura que aproveitam os espaços e valorizam a organização da empresa.
Os benefícios vão desde facilitar com os elementos, melhoria nas condições de trabalho e a flexibilidade. Porém, não tão complicado demais, mas nem tão simples assim.
Nesse cenário, podemos destacar alguns aspectos importantes:
E, menos sobrecarga. Assim também, é conhecido como design, o principal fator para planejar a integração das máquinas e das pessoas para manter um fluxo regular e contínuo.
Categorizados e organizados, assim que os produtos devem se manter. Portanto, o design deve estar de acordo com as necessidades, movimentos e com as áreas.
De maneira otimizada, se o produto for muito rápido, deve estar na porta de empilhamento, sendo que, os produtos obsoletos devem permanecer longe das estações de produção ou da exposição.
5 – Lote Econômico
Essa técnica de gestão e controle de estoque minimiza os custos de pedido e armazenagem. Especialmente, as taxas de demanda se tornam mais constante, sem maior restrição de suprimentos, independência na gestão e opinião das equipes e o lead time é constante.
Saber a quantidade de lote desejada tem um cálculo que minimiza o custo total da operação e pode ser feito da seguinte maneira:
Caso o custo do produto seja constante, a parcela de custo de aquisição não influencia no tamanho do lote. Mas, as de custo de pedido e de armazenagem, dependem do custo do lote. Quão maior o lote, menos pedidos e mais espaço para usar no estoque. Logo, podemos utilizar a seguinte equação:
Logo, o tamanho do lote econômico pode ser definido como:
Lote Econômico = √(custo do pedido X demanda/custo de armazenagem).
6 – Rastreamento de lote
O rastreamento de lote é o que traz eficiência na gestão e controle de estoque ao rastrear as mercadorias através dos números de lote.
Visualizar a origem de seus produtos, para onde vão, quanto e quando foram enviados. Isto é, você tem um acompanhamento de expiração, relacionamentos aprimorados e menos erros de contabilidade, além de rapidez e facilidade.
7 – Níveis mínimos de estoque
Um dos processos mais básicos e conhecidos na gestão de estoque. Quando o estoque já atingiu o mínimo, é solicitado um novo estoque. Geralmente, utilizado em pequenas empresas.
Por exemplo, uma empresa que estabeleceu o mínimo de 40 produtos, sendo vendidos 100 caixas a cada 7 dias. Quando o estoque atingir os 50, o estoque recebe o novo pedido.
+ De maneira otimizada, envolve o lead time, o nível de serviço e a previsão de demanda. Saiba PONTO DE REPOSIÇÃO: QUANDO USAR E COMO CALCULAR
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8 – Manutenção do estoque de segurança
O estoque de segurança envolve transportar uma quantidade de estoque acima do nível normal para garantir a demanda e não perder clientes, seja na disponibilidade do produto ou no fornecedor. Portanto, o grande problema são os custos de manutenção e o risco de sobrar o estoque, sendo que, nas empresas menores pode causar prejuízo.
Para manter o estoque de segurança, é necessário saber tudo sobre a quantidade e o tempo que leva para encomendar um produto e recebe-lo e, depois, colocar na prateleira de volta.
Para não ficar abaixo do nível, vamos dizer que sejam 5 produtos o seu estoque de segurança. A partir daí, podemos fazer um processo automatizado ou manual.
Se você mantém 5 produtos na prateleira, é o seu estoque de segurança. Então, você sabe que sempre tem que fazer pedidos para nunca cair nesse estoque de segurança. Mas de maneira automatizada, é muito mais rápida.
Se você tem um negócio e a demanda pelos produtos, seja de fabricação ou atacado, distribui ou apenas vende, quando você tem que reabastecer o seu estoque? São diversas indagações que surgem a mente, mas basear em achismos, não é a melhor estratégia. Então, o que podemos fazer?
Informatizar os sistemas para ganhar mais tempo e não perder vendas
O sistema automático gera mais renda, poupa tempo e guarda dados maiores. Para fazer um pedido, você vai fazer uma ordem de compra e registrar as etapas para saber o que está acontecendo.
Afinal, online você sabe aonde está, o momento que foi aprovado na hora e descrições do produto. Pode combinar com seu fornecedor o que enviar, verificar o trajeto, vai ter todas informações arquivadas de uma só vez.
Vamos supor que você tenha que dividir os produtos sendo 70% para seu estoque e o restante 30% para outra loja. Se fizermos tudo em um sistema único sistema, teremos um leque de informações sobre cada produto do estoque. É o simples eliminar erros! Dessa forma, você terá acesso a cada detalhe.
Para saber como CALCULAR O ESTOQUE DE SEGURANÇA?
9 – JUST IN TIME
O Just in Time é um dos métodos mais utilizados e conhecidos na gestão. O intuito é reduzir os custos e cortar o estoque. Os itens são entregues quando necessário e usados imediatamente.
O método envolve a entrega de itens na hora certa para produção ou varejo. Ou seja, é um tipo de controle que depende do relacionamento com o fornecedor e pode ser encomendado para ser entregue no prazo.
Objetivamente, o Just in Time atua fazendo o que é necessário, quando e na quantidade exata. E, se trata de um esquema de estoque zero e zero defeitos.
O sistema opera ao “puxar” o processo seguinte através da ordem do processo anterior que responde ao processo seguinte. Isto é, um método que ordena os processos ou autoriza a produção dos itens necessários.
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Como funciona o JIT?
Vamos supor que um cliente efetiva uma compra. Logo, você não faz essa parte de distribuir até produzir o produto. Enfim, no momento que é lançado o pedido, você se preocupa com a produção e garantia de recebimento, mais o prazo de envio do pedido. Bom, é aí que entra o Just in Time.
Desta forma, você não mantém um monte de itens em mãos e nem desperdiça dinheiro. Isto é: leva um tempo para liberar o capital. Ou seja: você não tem um monte de produtos parados.
Portanto, tem capital para investir em outras áreas do seu negócio. Além disso, mantém ativo quando faz algo que você sabe o porquê e como está fazendo.
Desta forma, ao gerir e controlar o estoque, é possível definir se o fornecedor está dentro das suas prioridades ou se eles não estão dentro dos padrões de sua empresa.
Dicas para implementar o Just
É difícil prever o que sai em linha, mas de repente, pode ter um grande fluxo, mas você não se preparou para isso. No caso, se você lida bem com a sazonalidade em seu negócio, soa bem manter um estoque baixo e só fazer algo após uma ordem.
Afinal, a única forma que realmente funciona é se você tiver contas fixas de material. Inclusive, caso produza poucos produtos. E, se você tiver uma diversidade de produtos, pode causar uma dor de cabeça ao tentar fazer na hora certa.
Além de que, você é capaz de aumentar rapidamente em cima do que precisa em estoque constante. Assim também, propícia o planejamento de um bom fornecedor, no qual a sua empresa seja uma das prioridades. Enfim, fornecer no momento exato em que precisa.
Portanto, é devida a análise se isso funciona para sua empresa. Geralmente, as empresas automotivas são o carro chefe do JIT e, talvez, funcione para sua empresa e indústria.
Para saber mais, acesse o Guia Definitivo sobre conceito e implementação Just in Time.
10 – Curva A B C
De acordo com os níveis de venda, podemos classificar esse método em três categorias. A análise ABC do estoque mantém os baixos custos da capital de giro, identifica itens que devem ser ajustados e os que não tem dado muito lucro.
- Item A – São os mais vendidos e que tem custos reduzidos e não ocupam tanto estoque
- Item B – São os que vendem menos, mas podem gerar um pouco mais de custos para manutenção
- Item C – Esses são os itens que menos saem, tem mais custos de estoque e são os que dependem se análise para verificar se vale a pena permanecer com eles.
Como pode notar, os itens são classificados por grau de importância. Portanto, é uma das ferramentas mais importantes na hora de gerir os produtos e os respectivos gastos.
Se você quiser saber o Passo a Passo Completo de Como Fazer a Curva A B C!
11 – Sistema Lean Manufactoring
Por vezes, também conhecido por estoque enxuto ou simplesmente Lean, o Lean Manufacturing System maximiza o valor do produto para o cliente, minimiza o desperdício e mantém a produtividade.
O sistema foi criado pelo Sistema Toyota de Produção (TPS), no intuito de evitar os seguintes procedimentos:
- Muda – Tudo que que causa desperdício ou restringe um produto valioso
- Mura – Tudo que cria fluxos inconsistentes
- Muri – Tudo que causa sobrecarga nos funcionários
O sistema enxuto também aderiu alguns princípios básicos:
- Qualidade – O sistema evita os erros e entrega produtos com maior qualidade
- Fluxo de Valor – As etapas dos processos fluem sem nenhum problema, atraso ou gargalos. O mapeamento é realizado a fins de evitar os produtos defeituosos
- Pull – A base no Just in time faz com que os produtos sejam despachados no tempo certo, sem que haja muito tempo de espera na entrega.
- Perfeição – É a principal mudança cultural da empresa, o que torna os processos enxutos.
12 – Revisão de estoque
A revisão de estoque é uma análise regular de estoque que projeta ações futuras. Seja manual ou por software, define o mínimo de estoque e permite que você configure as inspeções e reabastecimentos regulares de estoque.
Portanto, é importante se precaver de situações inesperadas, como fornecedores que levam mais que a média para fazer as entregas. Algumas empresas ainda estão em atraso, isso inclui controle visual, controle especial e folhas de cliques.
Nesta etapa, precisamos de tempo para pesquisar os hábitos de compra, demanda sazonal e a localização, para que seja uma revisão eficaz. Assim, é possível reordenar os suprimentos para reduzir os custos de seu estoque.
13 – Consignação
A consignação é um dos princípios muito utilizados na gestão e controle de estoque. Basicamente, se você for um fornecedor e possuir mercadorias em outras lojas, ainda assim o risco é seu.
Por exemplo, vamos supor que você possui três produtos básicos, então você cresce e tem uma nova linha de produtos. Agora, já são quatro, mas você precisa testa-los no mercado. Portanto, você precisa de uma remessa para tentar entrar em uma grande rede, que também possui grandes linhas, para lhe ajudar a obter nome por aí.
O risco é de não conseguir acompanhar esse processo, sendo que a filial deve ser capaz de fazer esse acompanhamento. Mas para conseguir isso, você precisa ter nome para colocar seu produto lá. Sendo assim, você também pode tentar colocar em lojas locais ou montar uma própria loja, na qual vai inserir sua linha básica ou remessa teste.
Isto é, você está tentando se ramificar com sua nova linha e eles podem comprar a ideia ou você pode tentar levar em algum lugar, que dê espaço para produtos em um valor mais alto.
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Como funciona o processo de consignação?
O fato é: todo esse processo é feito em consignação. Aqui, entra a grande jogada! Você precisa saber aonde estão espalhados seus produtos, em quais lugares diferentes e padrões específicos, porque se você não rastrear, as chances deles também não possuírem controle é grande.
Desta forma, é preciso a certeza da remessa ao experimentar os produtos para tentar entrar no mercado. Então, na sobre a questão do rastreamento e estoque, você deve se certificar dos acordos que realizou entre as lojas, o tempo que leva de retorno do produto e se voltar algo, quem paga pelo custo do produto obsoleto.
Você também precisa saber sobre a política de frete e todas essas coisas que constituem a venda e a propriedade de troca entre os locais. Portanto, são diversos detalhes que devem ser explanados.
Assim também, como o tempo que mantém um produto em consignação. Ou seja, antes de enviá-lo de volta. Porém, caso saiba rastrear e gerenciar esses produtos, é a melhor forma de calcular seu risco. Afinal, eles sempre vão existir.
14 – Custos do estoque
Uma das principais preocupações na gestão e controle de estoque é saber quais os custos que estão no processo. Portanto, podemos citar 5 deles: custo de aquisição do material, custo de armazenagem para manter o estoque e tudo que envolva a armazenagem, o custo de oportunidade, o custo da falta e o custo de pedido.
Para fazer a previsão da demanda através de um nível adequado de estoque, é preciso fazer a análise e criar um ponto de reposição para não ter excesso e nem falta de produtos.
Basicamente, os custos do estoque são uma das principais ferramentas no momento da gestão e controle de estoque. Através dos cálculos, você tem o controle total das saídas e entradas de sua empresa, dos seus investimentos e de suas perdas.
15 – Ponto de Reposição
Para definir a quantidade de estoque, precisamos determinar quando a reposição deve acontecer. Sendo que, levaremos em consideração a demanda atual e futura, bem como, os prazos de entrega.
Entretanto, para fazer saber a quantidade ideal para fazer um novo pedido, é necessário calcular o ponto de posição. E, para aprender o método, acesse PONTO DE REPOSIÇÃO: QUANDO USAR E COMO CALCULAR
16 – Dias de estoque pendente (DIO)
Os dias de estoque pendente – DIO – é famoso também pela sigla DSI – dias de vendas de estoque. Isto é, o tempo em seu estoque leva para sair e ser uma venda efetiva.
Portanto, eles variam de setor para setor. Geralmente optam por um DIO reduzido, porém, se seu DIO for alto, é relativo ao seu setor e tipo de produção.
17 – Remessas em massa
Geralmente, é mais acessível comprar e enviar mercadorias à granel do que enviar aos poucos. Isto é, transportar à granel é perfeito para as altas demandas dos clientes. Afinal, o Brasil pretende ser um dos maiores exportadores do mundo.
O lado ruim é ter que gastar mais com estoque, já que para enviar em massa, é necessário custos de armazenagem. De certa forma, sua empresa vai ser recompensada por economias de compra de matérias primas mais baratas, já que são adquiridas em grandes quantidades.
O bom X ruim da remessa em massa
- Grandes quantidades tem maior potencial de retorno positivo
- Menos custos de envio e transporte
- Produtos mais básicos, demanda previsível e vida útil longa
Como tudo na vida na vida tem seu lado bom e ruim, os riscos de perdas maiores também existem. Assim também, custos de armazenamento desperdiçados e demanda flutuante dificulta os ajustes.
18 – Pedidos em atraso
Os pedidos em atraso se referem aos pedidos em que a empresa recebe mesmo quando o estoque se esgotou. De certa forma, se você não estiver preparado, podem causar um problemão.
O estoque acabou e temos de realizar um novo pedido ao fornecedor e alertar o consumidor do prazo. Mas se você fizer muitas vendas, a dor de cabeça começa.
O importante é vender, portanto, muitas empresas assumem esse risco. E, é regra: quanto maior o valor, mais tolerância temos para entrega.
Portanto, se tu for um revendedor pequeno, não dá para se arriscar a venda. Então, podemos gerar uma expectativa melhor como “encomendar”, “Adquira mais tarde” ou “sem estoque”.Ou seja, são os produtos pendentes.
O bom X ruim dos pedidos em atraso
- As vendas aumentam
- O fluxo é maior
- Mais flexibilidade
- Menos custos de manutenção
- Evita os excessos de estoque
E o que tem de ruim? O cliente fica mais insatisfeito e o tempo para cumprir é mais longo.
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19 – Agrupamento
Prever o pedido pode ser difícil, principalmente na má gestão e controle de estoque. Assim também, como os relatórios. Se faltar não tem desculpa! Com certeza, sem os dados precisos não podemos ajustar nada.
Às vezes, mesmo quando você toma precaução, ainda acaba comprando um item em excesso.
O estoque velho pode matar uma empresa – but don’t worry, baby! Existem técnicas de controle de estoque que também podem ajudar nisso.
O agrupamento é um recurso que você encontra quando as marcas desejam vendê-lo em vendas específicas. No entanto, o agrupamento também pode ser usado como uma tática promocional para mover o estoque antigo.
Existem várias maneiras de agrupar efetivamente:
Enfim, agrupar um item no seu pedido a um custo reduzido fará com que os clientes sintam que estão fazendo um acordo e você não está descontando muito o produto. Dessa forma, você está movendo o estoque antigo por meio de vendas adicionais ao cliente, e ele está obtendo um acordo melhor.
20 – Estabelecimento de procedimentos adequados de compra
Um procedimento de compra adequado garante a gestão e controle controle de estoque necessário. Portanto, vejamos o passo a passo.
1) Requisição de compra:
É a requisição feita pelos responsáveis pelos requisitos de material. O início da compra começa com os recebimentos de uma requisição de compra pelo departamento de compras.
2) Convidar citações:
O departamento de compras solicitará cotações para fornecimento de mercadorias no recebimento da requisição de compra.
3) Cronograma de cotações:
O cronograma de cotações será preparado pelo departamento de compras com base nas cotações recebidas.
4) Aprovação do fornecedor:
O cronograma de cotações é apresentado ao comitê de compras que seleciona o fornecedor considerando fatores como preço, qualidade dos materiais, condições de pagamento, cronograma de entrega etc.
5) Pedido de compra:
É a última etapa e o pedido é preparado pelo departamento de compras. Portanto, é uma autorização por escrito ao fornecedor para fornecer uma qualidade e quantidade especificadas de material no horário e local especificados, mencionados nos termos estipulados.
BÔNUS – FSN: Análise lenta, rápida e sem movimento
Semelhante à análise ABC, o sistema de gestão e controle de estoque FSN é uma classificação do estoque. Portanto, com base na lista de produtos, destacamos as três formas:
- F (movimento rápido): esses produtos venderam mais e gastaram menos tempo nas prateleiras durante um determinado período de tempo. Portanto, esses produtos custam mais.
- S (baixa movimentação): produtos que foram vendidos mais lentamente e passaram mais tempo nas prateleiras durante o mesmo período de tempo.Isto é, dá para fazer um marketing melhor e planejar melhor as saídas desse produto.
- N (material não móvel): estoque que ainda não foi vendido e ainda está nas prateleiras durante esse período de tempo. Às vezes, é preciso se desfazer desses produtos.
Ideal para:
- Varejistas que desejam entender melhor o prazo de validade de seus produtos
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A gestão e controle de estoque na era digital
Em meio há tantos avanços tecnológicos, o que não faltam é recursos. Os sistemas de software de gestão e controle de estoque podem integrar toda sua empresa com um simples clicar de mouse. Inclusive, os recursos corporativos ficam visíveis e há possibilidade de agregar multicanais.
Atualmente, alguns já são projetados para localizar produtos em depósito, facilitam na hora de embalar e na seleção dos produtos. Porém, de qualquer forma, quem escolhe é você. Mesmo com tantos sistemas, é você que determina as decisões e encomendas.
Muito popular, todos nós já conhecemos os scanners de código de barras. Apesar de levarmos como antigos, eles são uma das incríveis ferramentas mais comuns, e agora, através dos dispositivos móveis como celulares. Vamos ver outros modelos de software de gestão e conceitos que vão atualizar sua empresa para a Era Digital na Gestão.
Como funcionam os sistemas de gestão e controle de estoque?
Basicamente, os sistemas de gestão e controle de estoque funcionam como os manuais, porém com maior flexibilidade e informações mais fáceis. Assim também, você pode obter informações rápidas para avaliar ou descobrir as movimentações de estoque.
As empresas que lidam com diferentes tipos de estoque podem abusar desse recurso, sendo que sua utilidade inclui:
- Dados de estoque e de preços – Quando integrados aos sistemas contábil e de faturamento, utilizam o mesmo conjunto de dados, assim, você só precisa inserir uma única vez. Portanto, os processamentos do cliente e da ordem de compra podem ser integrados para que os saldos e estatísticas do estoque sejam atualizados assim que os pedidos são efetivados.
- Monitoramento automático aciona os pedidos quando o nível é atingido.
- Controle automático de lotes para as produções em lotes.
- Fornecedores mais baratos e rápidos
- Codificação de barras aceleram a gravação e o processamento.
- Identificação por radiofrequência é assim que os produtos são rastreados.
Faça o inventário antes de viver para garantir os números. Assim, você pode utilizar os dois no início para resolver possíveis problemas.
Pare com o Excel
Não adianta permanecer com um modelo se ele já não é mais tão eficaz. Afinal, se a sua empresa cresceu, aumentou a sua lucratividade, portanto, você está perdendo o controle.
Se o seu desejo for crescer, é importante saber a hora de avançar uma etapa.
No fim das contas, se você não estiver concluindo sua missão, é melhor rever as táticas e iniciar o Plano B. E, os softwares de gestão são tão determinados quanto você!
Aposte no seu trabalho e, sempre que possível, busque aperfeiçoa-lo.
Eu sei que você possui um inventário do estoque com muitas informações com relação a tudo que precisa para acompanhar. Provavelmente, muitos erros de dados também.
Enfim, é muita informação para trabalhar, ao mesmo tempo que pasta de trabalho é restringido a uma pessoa, sendo necessários retrabalhos de envio de arquivos e afins. Além de que, problemas podem ser causados devido as informações não estarem em tempo real.
A visão limitada pode causar danos, além do tempo perdido na busca de informações. Isto é, a vantagem dos sistemas integrados é a dinâmica ao invés de ficar indo e vindo, sem saber onde está.
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Barcode Scanner
Estamos acostumados com o código de barras e imaginamos que este sistema é um robô que faz tudo por você, mas não é bem isso. O Barcode Scanner é um sistema que utiliza um scanner com o código de barras que traz maior autonomia a sua empresa.
Dessa forma, ele captura as informações relacionadas as peças e bens, como localização e quantidade e, em seguida, envia as informações a central, sendo que pode também receber as informações do programa que está interligado. Mais rápido e eficiente, faz todo trabalho por você.
Uau, como funciona?
Enviar e receber dados, sendo que seu principal uso no estoque e em outros ativos de inventário. Ou seja, seu papel é receber dados de remessas em movimento de um lugar para outro ou processo e, até mesmo, usado na distribuição ou fabricação.
De fato, o sistema funciona assim: você tem seu scanner de código de barras e pode usar isso ou acompanhar tudo, sem ter que escrever com suas mãos em papel, sem ter de correr de um lugar para outro para checar os itens a mão, para depois inserir tudo em um computador.
Ele simplesmente envia para o software as informações, depois envia para o servidor e pronto! Todos tem acesso as informações atualizadas.
Portanto, lembre-se: Use o código de barras, o código usa o scanner de código de barras e e ele vai transformar em Optimus Prime. 🙂
Escolha um sistema
Conforme vimos até aqui, existem diversos softwares disponíveis. Portanto, converse com outros gestores, veja recomendações e obtenha orientação para escolher o melhor software para seu negócio.
Evite escolher um que seja muito complicado, simplifique.
Liste as suas necessidades, por exemplo:
- Diversidade de preços dos itens
- Diferentes moedas
- Atualização e categorização de grupos de itens
- Mais de um estoque
- Adaptação às mudanças
- Controle de qualidade e rastreamento
- Integração com outros sistemas e vários usuários
O protagonista é você
Estar sempre atento e lançar estratégias para facilitar na gestão e controle de estoque. Se você é fã das planilhas e dos números, repense como anda tomando suas decisões. Através de uma análise, você vai saber os movimentos da sua empresa e do seu desenvolvimento.
Faça a pergunta: Como anda minha atuação no mercado e na empresa?
Seja sincero, reflita sobre a resposta e trate de colocar mais conceitos em prática.
Depois, conta tudo aqui pra gente. 😉
