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O QUE É KANBAN? GUIA DEFINITIVO: Conceito Implementação e Controle
O que é kanban ? Prepare-se para ler o Guia Definitivo sobre Kanban mais completo da internet.
Deseja implementar o método em sua empresa? Você vai saber o seu conceito, controle e implementação do Kanban.
Você deve estar se perguntando: O que é kanban ? Não existem maneiras de adivinhar os processos. O kanban surgiu como uma forma de facilitar a comunicação e agilizar os processos de produção. E, como toda boa ideia, grandes resultados: a sua implementação se espalhou pelo mundo, sendo até hoje utilizada nas empresas.
O controle foi elaborado para coordenar o fluxo de produtos e nivelar a produção, além de minimizar o estoque. Objetivamente, as análises garantem a redução de custos, o que é economicamente favorável para seu negócio.
Você vai saber tudo sobre Kanban, a sua implementação e o controle do método. Quer algo? Então, diga! Esse é um dos princípios do conceito para manter a organização e a fluidez nos processos. Não pare a produção! Siga este guia e o passo a passo para sua implementação.
O que é kanban
Kanban, para quem nunca ouviu a palavra soa estranho e por sinal, muito curioso. O que é kanban? Nada mais é do que um método de gestão de mudanças.
De origem japonesa, Kanban significa cartão ou sinalização, sendo o seu conceito ligado a ideia de utilizar aqueles cartões, como os post-it, para manter o fluxo de produção das empresas de fabricação em massa.
Na década de 70, a Toyota resolveu acabar com os atrasos e desenvolveu o conceito para ajustar a produção com a demanda. Em meio a uma grave crise, o conceito Kanban salvou a empresa com lucros e boas vendas.
Portanto, não deixe que as situações externas conduzam os seus processos. O kanban consiste em visualizar todo trabalho em andamento e torna explícitas as práticas e políticas para desenvolvimento.
O criador Taiichi Ohno, ex-presidente, retirou a ideia dos supermercados. Bem como, a ideia foi baseada nas prateleiras e mercadorias, onde somente quando é retirada pelo cliente, a reposição é feita para suprir a demanda.
Desta forma, os níveis de estoque suprem os padrões da demanda de consumo, o que nos garante uma gestão de estoque qualificada e eficiente.
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Como funciona o conceito kanban
Avalie e discuta os objetivos por diversas vezes. Saber o que é Kanban garante que sua empresa tenha clareza nas ideias entre a gestão de estoque e a linha de produção.
Em um lugar específico, sinalizadores são inseridos com indicativos para a produção. E, se trata de uma técnica de linguagem visual para balancear a produção. Ou seja: todo o trabalho se torna visível com o conceito kanban.
A técnica caminha paralelamente aos conceitos do Just in Time, sendo a sua ferramenta básica para implementação. Portanto, é preciso resolver as questões internas para conseguir aproveitar e maximizar a produção.
Nenhuma peça ou lote circula sem um cartão, sendo que todos eles indicam as especificações da peça e o seu processamento.
O kanban autoriza a produção e controla sua movimentação ao reduzir o tempo de espera, melhora a produtividade e garante um fluxo interrompido.
Visualmente, os cartões de pedido circulam pelos setores de produção, indicam a sequência que os operários devem seguir. Enfim, é pura informação.
Just in time e o Kanban
Em 1950, o Kanban surgiu no intuito de assegurar o sistema Just in Time. Este sistema elimina desperdícios e seu objetivo é garantir que tudo esteja no lugar certo, tempo certo e quantidade certa.
Considerado um subsistema, mantém harmonia nos processos de produção, sendo uma das melhores ferramentas para evitar problemas e intervenções que garantem que você não perca o controle da produção.
O kanban auxilia na melhoria do planejamento dos processos no momento certo. Entretanto, em conjunto com o Just in time, pode ser aplicado nos setores de qualidade, layout, padronização e manutenção.
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As funções Kanban
Um dos maiores desejos de qualquer empresa: ser apreciado pelo mercado. E, para isto, é necessário estimular pontos que são essenciais para sabermos o que é kanban. Veja:
Um simples e sincero método é o passo mais importante. Logo, o kanban estimula as melhorias como a mudança no layout, fluxo de produção contínuo, set-ups mais ágeis e alterações de procedimento.
A confiança é uma das particularidades que tornam tudo duradouro e eficiente. Dessa forma, ao descentralizar a responsabilidade, traz autoridade aos gestores e operários para produzir e parar somente se necessário.
Nós cometemos erros, saímos do limite e perdemos o controle. Afinal, uma das principais características do Kanban é evitar os erros através do seu sistema puxado de produção.
O que sabemos é que, conforme a necessidade, o material é retirado pelo usuário. Ou seja: objetivamente, o conceito Kanban puxa os seguintes processos e faz com que a produção atue com os seguintes requisitos:
- Minimiza o inventário
- Minimiza a flutuação de estoque
- Simplifica o controle
- Reduz o lead-time da produção
- Se adapta às mudanças e demanda
- Zero defeitos
- Centralização: eleva os níveis das fábricas, dá autonomia aos funcionários e seu devido controle.
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QUADRO KANBAN: Como funciona
O quadro é dividido em colunas e cores. Ao mesmo tempo, o número de cartões correspondem a quantidade de peças. Ou seja: Informa a quantidade de peças em estoque, sendo que o painel deve se manter próximo das áreas de produção.
Conforme suas cores, as peças que tiverem maior números de cartões devem ter maior grau de importância. E, se o quadro estiver vazio, não será necessária a produção.
Ao retirar um contêiner do estoque, deve colocar um cartão no quadro. Dessa forma, ao colocar no quadro, essa é a solicitação para a seção fornecedora fabricar o material.
A solução é mais fácil do que imagina: cada cartão determina a Ordem de Fabricação, sendo que devem ser produzidos o que se pede nos cartões. Portanto, se retirar o cartão do quadro, cole no contêiner e encaminhe para a área de saída.
Elementos do quadro Kanban
Além dos cartões, os sinais visuais, alguns elementos compõem a estrutura do Kanban. Veja:
- Colunas: As colunas representam seu fluxo de trabalho, sendo que os cartões caminham até a finalização do ciclo. Por exemplo, “a fazer” “em andamento” e “completo”.
- Limites de Trabalho em Andamento: Se a coluna estiver maximizada, não pode ter mais de três cartões nela, sendo que os limites são para não se comprometer com trabalho em excesso.
- Comprometimento: O compromisso é onde as ideias rolam quando os projetos estão prontos. Está diretamente ligada a diretoria.
- Ponto de Entrega: É quando o produto já foi finalizado e está nas mãos dos clientes. Portanto, o ideal é conduzir até este ponto o mais rápido possível.
Tipos de Painel Kanban
Painel Físico
Você pode marcar em um quadro branco ou negro, sendo as notas coladas em suas respectivas colunas. As notas se movem durante os processos seguintes. E, a grande vantagem das placas físicas: elas sempre estão ativas.
De certa forma, é a melhor forma de se comunicar. Além de simples de visualizar, são fáceis de gerenciar. Mas, você vai ter que aprender a escrever de uma forma legível, as caligrafias feias não serão bem vindas, rs. Apesar que, atualmente, os cartões são digitalizados e impressos, mas ainda muitas empresas escrevem à mão.
Digitais
De tanta popularidade, até digital se transformou. Esse tipo de quadro Kanban permite poupar espaço no ambiente de trabalho, sendo que, as vantagens são a facilidade em configurar, capacidade de compartilhar e rastrear.
Uma das maneiras fáceis é O Trello. Através dele, você pode criar suas listas de “A Fazer”, “Para cima”, “Em Andamento” e “Concluído”. As tarefas são organizadas em listas enfileiradas e aonde você estiver, pode visualizar os processos e até mesmo, usar um fluxo pessoal.
Princípios do Kanban
É fato: qualquer técnica tem seus princípios que devem ser seguidos. Agora, saber o que é kanban ficou muito mais fácil. O kanban elimina perdas ao manter a quantidade mínima de produção. Assim, o transporte é beneficiado ao atender às suas necessidades.
O cliente pega somente o necessário e o processo repõe somente o que foi retirado. E, tudo isso, no momento exato. Assim, eliminamos os excessos.
E o resultado? A qualidade é máxima. Para dar certo, as peças defeituosas não prosseguem e a sincronia é realizada através do autocontrole.
Nunca atrase um processo de produção. Porém, se alguma máquina quebrar, deve ser interrompida para que não ocorram erros e os produtos saiam do padrão.
E não existe exceção! Para manter a qualidade, é necessária disciplina e flexibilidade. Portanto, a produção deve atender as demandas a todo momento.
Além do Kanban…
O princípio contém outros componentes que vão além dos cartões. No centro dos trabalhos, são encontrados alguns containers que são utilizados e podem ser qualquer recipiente.
A ideia é manter a ordem. Esses recipientes podem ser separados por número de peças, quantidade e tamanho do lote, sendo que deve ter a entrada e saída.
A entrada é o local de estocagem para produzir as peças, sendo a saída o local de armazenamento dos produtos prontos, até que sejam requisitados pelo próximo processo.
Como usar os cartões
Os cartões kanban representam uma tarefa ou item que precisa ser trabalhado. Já o quadro kanban, é representado com os limites WIP, que são sinais visuais que a capacidade está disponível.
Os cartões podem ser coloridos e possuem três cores distintas: a vermelha significa que acabou as peças, devemos produzir e repor; o amarelo atenta que devemos iniciar a operação da peça e o verde que há quantidade de peças suficientes no estoque.
Tipos de Cartões Kanban
Kanban de Movimentação
Esse cartão funciona como um passe de autorização para transferir um lote para estação de trabalho. Eles informam o tipo e quantidade, sendo como uma requisição de materiais.
Pode conter a descrição da peça, tamanho, quantidade, número de liberação, o contenedor, centro anterior de trabalho, processo seguinte e a finalização.
Ciclo de Operações do Kanban de Movimentação
Determinada peça se esgota, acabou a matéria-prima, assim o contêiner está vazio. O que fazer? Logo, o operador pode repor a peça.
O operador anexa o cartão kanban até a área de saída da operação anterior. Na área de saída, o operador retira o cartão do local vazio e coloca em um cheio. Assim, ele tira o kanban de produção e coloca no painel de kanban.
Depois, o contêiner cheio vai da saída para a entrada do próximo centro de trabalho. Enfim, é como um sistema de processos pré determinados, conforme as necessidades a serem cumpridas.
E assim, o ciclo recomeça novamente quando os materiais estiverem esgotados. Maravilha! Foi uma ótima ideia, não ?
Kanban de Produção
É o cartão que tem as peças nos containers entre a fabricação até a montagem. Neste tipo de Kanban, as informações acompanham os processos, sendo que este kanban repõe o que foi retirado.
O kanban de produção circula apenas onde é o local de fabricação de peças. Portanto, contém informações como tamanho do contêiner, descrição, quantidade a ser produzida, descrição do processo, local de estocagem, materiais e os componentes da peça.
O recipiente cheio aguarda na área de saída, quando o vazio chega da movimentação, o cheio recebe o cartão de movimentação e é enviado para área de retirada.
Posteriormente, o operador transporta o vazio e o cartão de produção para realizar o trabalho, preenche com as peças processadas e na quantidade solicitada. Enfim, o recipiente cheio é transportado até a saída e o kanban de produção volta para o quadro de produção.
Kanban Externo
Interno ou externo, ele é utilizado para solicitar materiais. Alguns métodos puxam a produção do fornecedor, como:
- Sinais: um contenedor vazio ou sinal eletrônico informa as peças e o sinal retorna ao suprir a necessidade.
- Dinâmico: Regularmente, o fornecedor recebe as informações.
- Sequência ou tempo real: O fornecedor recebe a sequência real e entrega o material na hora certa.
- Sequência em lotes: Agrupada em lotes, o fornecedor abastece com antecedência.
Kanban Fornecedor
Este cartão Kanban é utilizado entre o setor de montagem e o fornecedor. As peças, junto com os cartões, são expostos no local de uso, sem nenhuma inspeção. Dessa forma, os prazos de reposição são controlados com maior atenção.
E-kanban
As versões eletrônicas já chegaram. E, como toda conversão, ele não é um kanban normal, mas garante a comunicação interna nas produções. Pode ser feito com planilhas, software, aplicativos, smartphone, infinitas possibilidades.
Assim, aquele monte de e-mails vão ficar para história. Embora um pouco mais complexos, eles são muito eficientes nas regras de sua empresa. Abaixo, um exemplo de sistema de E-kanban, no qual o sistema é informatizado.
Implementação do Kanban
O planejamento de implementar o Kanban deve ser sincronizado para que sua meta seja alcançada. Portanto, damos o alerta para que você não se apegue aos detalhes. Os problemas são previsíveis e naturais num processo de adaptação.
E, trata-se de um autoconhecimento da empresa através das experiências vividas. Portanto, é o fazer – colocar em prática todos os recursos possíveis. Sendo assim, todos os envolvidos devem estar cientes das responsabilidades impostas e manter a sincronicidade entre as tarefas.
Talvez, exija um pouco mais de treinamento. E, na medida que agregar conhecimento, o sistema Kanban pode evoluir paralelamente ao crescimento da empresa. Evitar erros e reduzir custos, essa é a chave principal do projeto de implementação.
M-m-mas, como implementar?
Vá devagar! De maneira gradual, implemente conforme o porte da empresa. Enfim, o importante é a equipe inteira fazer parte do projeto.
Os erros, acertos e sugestões devem ser pautados para ter maior envolvimento em prol do comprometimento pessoal de cada um com a organização.
Depois, podemos fazer um plano de ação com todos os passos e prazos para aplicar o modelo prático de produção e movimentação dos cartões.
Agora, já estamos quase prontos para iniciar. Mas, antes de entrarmos de cabeça na implementação, vamos falar rapidamente sobre mais alguns conceitos básicos do Kanban para você ficar expert no assunto e comece com o pé direito.
Atividades antes de implementar o Kanban
Antes de saber o passo a passo para implementar, é importante que esteja ciente que o Kanban aborda as mudanças de forma diferente.
O kanban é uma mudança evolucionária, sendo um sistema no qual se inicia com processos existentes, excelente para empresas que resistem as mudanças radicais.
Dificuldades podem surgir: você pode notar funcionários perdidos no que fazem ou com medo de seus gestores. Talvez, você pode notar a pressão que sentem ao sempre resolver problemas ou desamparados.
Apresentamos a primeira sequência básica em três etapas para podermos implementar o Kanban. Veja:
Etapa 1
- Treinamento – Foco no todo. Antes e depois, é necessário explicar claramente aos funcionários sobre o projeto de implementação do sistema Kanban. Portanto, podem ser utilizados manuais, cartilhas e treinamentos.
- Organização – A preparação rápida se deve a este item. Um local apropriado para guardar ferramentas e materiais. Assim, é possível descartar os itens que não são utilizados, manter a limpeza em dia e tudo pronto para implementação. E, também, retirar os excessos, ou seja, qualquer mudança para facilitar a movimentação no local.
Etapa 2
- O fluxo de Material – Manter o local fisicamente arranjado com pontos de saída e entrada para manter o fluxo contínuo, sendo que cada peça tem seu local de saída e entrada.
- Dos Fluxos de Material à Montagem Final – Os pontos dos cartões devem ser estratégicos, bem distribuídas as máquinas e os setores, operadores treinados e a redução de inventários. Ou seja: aperfeiçoar o controle, fazer manutenção preventiva e operários multifuncionais, todas essas atividades são importantes.
Etapa 3
- Balancear a Montagem Final – Uma técnica de puxar materiais deve ser aplicada, sendo a linha de montagem ajustada conforme a demanda de produtos.
- Fornecedores – O método deve ser aplicado até mesmo aos fornecedores. Portanto, a qualidade ao diminuir o inventário da produção são os aspectos mais importantes com relação aos fornecedores. Assim, detectamos erros e as informações fluem de imediato.
A implementação consiste em ter transparência e saber tudo que se passa, sendo necessárias mudanças físicas e na gestão.
É natural, principalmente no Brasil, as pessoas serem mais conservadoras e resistirem às mudanças. Dificilmente, querem abandonar suas posturas e cargos. Por isso, podemos encontrar obstáculos na implantação do Kanban.
É preciso que todos tenham predisposição, envolvimento e motivação para solucionar os problemas, sendo o ambiente o principal motivo de tantas melhorias.
Vantagens e Desvantagens Kanban
Saber o que é kanban também implica em analisar as vantagens e desvantagens antes de implantar o Kanban.
Alguns produtos podem perecer no estoque, sendo que isso gera um custo alto. Com a implementação, isso já não ocorre mais. Sendo assim, já não temos mais problemas, tanto na fabricação, quanto no envase.
O tempo de produção cai e as fichas contém o código dos empregados. Atualmente, o lote é fabricado, envasado e vendido, sendo possível o controle total da qualidade.
Quando há problemas, o sistema é interrompido, o que garante a nossa eficiência na qualidade. Assim, os custos diminuem, o estoque atinge o defeito zero, os fornecedores não atrasam e os clientes recebem dentro do prazo.
O kanban é ideal quando as mudanças são feitas com certa frequência, sendo o balanceamento da demanda a garantia de que os recursos sejam trabalhados.
Funcionários motivados, espaço livre e o material flui com maior facilidade. Vejam quantas vantagens! Kanban é o melhor guia para a melhoria da sua empresa.
Desvantagens? 😮
A desvantagem é a flutuação do dólar e sua constante oscilação. A variação do mercado dificulta, pois a empresa produz somente o necessário. Afinal, quando as vendas estão baixas, o estoque sobra. Mas, se as vendas aumentarem? Falta produtos para atender as demandas.
Push or Pull: Produção empurrada ou puxada
Na verdade, saber o que é kanban também implica em compreender que existem dois processos de produção. O principal foco do Just in Time é puxar “push” a produção, sendo produzido somente o necessário. Geralmente, tudo já está programado, matérias-primas solicitadas e fabricadas para suprir a demanda do cliente.
O impulso é os materiais serem alimentados desde o início e sendo controlados por um cronograma. Isto é, produção de produtos em grandes quantidades e armazenados em estoque.
Já a produção Pull, funciona ao contrário: o cliente pega o produto final, faz um sinal a linha e aciona a produção seguinte, como se estivesse preenchendo uma prateleira vazia.
Apesar de sua simplicidade, é o fluxo de uma única peça. E, claro que, não é possível fabricar uma peça por vez com agilidade, mas como existem diversas linhas em empresas grandes, este método pode facilitar no andamento dos processos.
++ O QUE É SISTEMA PUXADO DE PRODUÇÃO?
E mais…
++ SISTEMA DE PRODUÇÃO EMPURRADA
uma chuva de conhecimento!
Agora que já sabemos o que é kanban,
vamos aplicar os conceitos na prática
PASSO 1: Mapeamento do processo
O que você faz agora? O mapeamento dos processos são essenciais para que seja construído o quadro de acordo com a necessidade real da sua empresa.
Querer ganhar mais é humano. Portanto, reúna a equipe e mãos à obra. Para isso, é necessário analisar seu fluxo de trabalho.
Os estágios de uma produção devem ser identificados e anexados em seu quadro kanban. Algumas informações devem ser debatidas, assim como as demandas e a definição das atividades até a entrega final.
Anote tudo o que cada membro faz no processo. Assim, as respostas vão ordenar cronologicamente os fluxos.
Existem muitas formas de mapear o fluxo de trabalho, sendo a prática Lean uma das mais conhecidas. Depois, podemos entender que tudo, na realidade, só passa de um detalhamento de tudo que se passa com sua empresa. É fato: entender como sistema atual funciona para realizar projeções futuras.
PASSO 2: Monte seu Kanban (Visualização)
Definiu o trabalho? Agora vamos inseri-lo no quadro. Você pode optar pelo computador ou por um quadro em branco. Portanto, o importante mesmo é tornar os processos visíveis para completar a funcionalidade das suas ações.
Por enquanto, vamos mostrar um exemplo em um quadro digital. Sendo que: toda a nossa funcionalidade se inicia na “caixa de entrada” e é finalizada na “Pronto para produção“.
O nosso cérebro não consegue ter tantas abas abertas. Portanto, vamos inseri-los no painel para que toda equipe possa visualizar as informações de maneira clara e acessível.
Com o painel criado, algumas colunas podem ficar lotadas de tarefas. Sendo assim, podemos organizá-las adequadamente.
Os termos podem ser alterados conforme a sua necessidade, sendo que só são retiradas as funções do quadro quando já foram liberadas e produzidas ou que estejam em processo de produção.
Depois, vamos identificar as diversas categorias que tem a ver com a atividade de sua empresa. Afinal, os termos devem ser fáceis e de acordo com a tarefa ou serviço. Assim, é possível estipularmos as regras para manipular o quadro.
E, pode ser que seja uma tarefa um pouco complicada no início, porém, necessária para saber gerenciar o seu trabalho.
É comum mantermos a sequência TO DO (A FAZER), “WORK IN PROGRESS – WIP” (em andamento) e “DONE” (finalizado). Mas, essa sequência pode ser feita de diversas formas e ser inclusas diversas adaptações.
PASSO 3: Priorização
O kanban é principalmente priorizar. Através da priorização, os colaboradores vão saber por onde começar a atuar. E, limitar o trabalho faz com que a produção seja mais rápida, sendo que limitar o seu trabalho consiste em fazer uma lista visual.
O kanban foi feito para atender o mínimo, sendo necessárias pequenas mudanças evolutivas. Já as mudanças radicais, geralmente são desestimuladas pela resistência em se adaptar ao novo.
Quando é realizada uma priorização baseada em limites, o que estiver “em andamento” na equipe, já reduz uma situação de problema.
O tempo de ciclo é o quanto levamos para a conclusão de algum item, sendo que, mapear esses limites devem ser com efetuados base nas habilidades da equipe.
Caso alguém esteja livre, pode ser estimulado a ajudar os demais em outras atividades. Isto é, além de agregar conhecimento, o funcionário contribuirá para a produtividade.
Como funciona o processo WIP?
Para entender o motivo de limitarmos o trabalho, é necessário aprendermos a limitar em progresso (WIP).
Tempo de Ciclo = WIP / Produção por unidade de tempo
O tempo que leva de um produto ao passar pelo kanban é o processo entre a implementação até a produção.
Há uma diferença entre o Lead Time e o Tempo de Ciclo: o lead é o tempo da chegada até a entrega; o tempo de ciclo é desde a implementação até a entrega.
Portanto, o WIP descreve o trabalho total do sistema, sendo todo o backlog os registros do sistema.
É a pura redução de tempo de ciclo para aumentar a produtividade e poupar recursos. E, como podemos fazer? Escolher a quantidade que vai ser limitada depende do que você pretende dar ênfase.
Caso alguma coluna fique vazia por ano (365 dias), significa que o limite está alto. Mas se estiver vazia todo dia, o limite é pequeno. Geralmente, as empresas costumam colocar o número 5 de limite, sendo que você pode manter essa base. Depois, você pode adaptar conforme as mudanças.
Limites pequenos impedem fluxo e podem deixar as pessoas ociosas ou alguns limites serem ignorados. Neste caso, limites soltos aumentam o tempo de ciclo e podem deixar seu trabalho estagnado por maior tempo.
PASSO 4: Políticas de Qualidade
Não se trata apenas de corrigir defeitos, mas que a qualidade gera custos, por vezes altos. Portanto, são comuns situações que ocorram por milhares de vezes, até que sejam encontradas soluções.
Afinal, não somos robôs. Já temos uma boa parte do trabalho feito, visualizamos o trabalho através do painel kanban e já limitamos o trabalho em progresso. Agora, é necessário anexar as políticas da implementação.
Para garantir a qualidade do processo, é necessário que sejam políticas transparentes. Desenvolvemos o negócio através de práticas que garantem aumentar engajamento, que permaneça estável e sem erros, por meio de um ciclo positivo que gera benefícios para todos.
Saiba que você é detentor do conhecimento ao observar constantemente o que faz. Tanto é que, pode remover ou alterar os procedimentos quando perceber que são ameaças. Com o tempo, a qualidade evolui e tudo se tornará natural.
Para implementar o Kanban: todos devem estar coerentes com as políticas. Portanto, você pode até alterar, mas jamais quebre uma política.
PASSO 5: Monitoramento e Controle das Atividades
O kanban flui por cada processo, sendo possível medir os fluxos e maneiras de expandir o sistema. Alguns fundamentos causam a melhoria contínua, portanto é necessária a medição para manter o controle.
Você pode rastrear todas atividades ou por pessoa. E, se um item bloquear, ele não pode ir para a próxima etapa do processo. Seja por falta de informação, defeito ou qualquer coisa que não atinja a qualidade máxima.
Acompanhe o número das saídas dos departamentos que já foram concluídas. Assim, é possível medir os efeitos das medidas aplicadas pelo Kanban. Claro que, é preciso medir o tempo que as tarefas são realizadas para otimizar a produção.
Medir o fluxo é necessário para saber se estamos no caminho certo. Antes de escolher sua medição, analise o que você pode fazer com aquela informação.
De início, são quatro técnicas utilizadas: Diagramas de Fluxo Cumulativo, Tempo de Ciclo, Índices de Defeitos e Itens Bloqueados.
Diagrama de Fluxo Acumulativo
Diagramas de Fluxo Acumulativo são fáceis de atualizar e exibem visualmente a quantidade de trabalho no sistema.
Interpretar o diagrama é fácil. Os itens “Done” representam a velocidade do tempo. Entre as linhas “done” e “backlog” é o trabalho em progresso – WIP.
Se a distância entre as linhas aumenta, significa que temos gargalos, mas, se a linha de backlog inclinar, temos muito trabalho acima da capacidade atual.
Tempo de Ciclo
Como já falamos, implementar o Kanban também consiste em medir o Tempo de Ciclo. Inclusive, é até mais fácil que o gráfico acima.
Primeiro, registre o dia em que iniciou o processo de produção de um item. Depois, assim que for concluído, anote os dias gastos. O eixo X representa o item de trabalho completo.
A análise do gráfico pode trazer muitas informações sobre como sua empresa funciona, entre elas:
- A tendência está na direção correta?
- Os níveis são consistentes ou variáveis
- O diagrama permite investigar os números positivos e negativos, consequências das decisões, problemas de qualidade e etc.
Assim, é possível se comprometer com o cliente de acordo com o prazo em que são produzidos. Por exemplo: vamos supor que em uma semana, 80% dos itens sejam produzidos. Portanto, de 10 itens, 8 são feitos nesse prazo.
Defeitos
Para não gastar mais dinheiro, medir o índice de defeitos é manter o controle, sendo que, é devida a análise de algumas questões.
Por exemplo: O número de defeitos aumentou? Alguma política de qualidade foi quebrada? O alto índice afetou alguma semana e qual o seu impacto no fluxo?
Itens Bloqueados
O lema é ter previsibilidade para manter a eficiência. Portanto, medir os itens bloqueados e resolve-los é garantir a medição de seu desempenho.
Os itens bloqueados devem sempre estar visíveis no quadro para sabermos se a equipe caminha na direção certa.
Afinal, a maneira mais fácil é colar um post-it no quadro em cima da função que está com problema e bloqueio.
PASSO 6: Gerenciamento de Fluxo
Para que o sucesso bata em sua porta, as reuniões serão necessárias para a troca de informações e conhecimento. Isto é, sincronize sua equipe em meio ao quadro para fazer o cronograma do dia seguinte.
Pode ser feita a análise dos dias anteriores e a revisão de entrega, operações e análise de risco. Assim, a equipe tem uma percepção maior do trabalho, fluxo, processos e problemas que trazem soluções positivas.
Nesta etapa, já estamos mais maduros e com maior fluidez em nossa equipe. Mas, mesmo que tenhamos implantado o melhor sistema Kanban, é necessário um FeedBack.
O foco é otimizar todos os processos e não individualmente, sendo que, é necessário um sistema que saiba lidar com as variações. Ah, e o produto é sempre o principal.
A equipe deve ser flexível para evitar os gargalos, já que eles sempre existirão. Portanto, o kanban somente os torna visíveis, mas você que deve resolver.
Procure proteger o gargalo de atividades que façam perder tempo ou profissionais desqualificados.
+ APLIQUE EM CONJUNTO COM A FERRAMENTA VSM: MAPEANDO O FLUXO DE VALOR
Existe regra para usar o Kanban?
Não exatamente, porém, agora é utilizado até em desenvolvimento de software. Dependendo do fluxo, se considerarmos a capacidade reduzida de prever as entregas, é possível avaliar os seguintes pontos:
- Se você precisar de um sistema flexível e fácil de inserir e retirar itens
- A estimativa não é necessária
- Caso não tenham prazos rígidos
- Melhoria contínua enfatizada
- Capacidade de liberação
- A equipe não responde a grandes mudanças
- Você deseja melhorar o fluxo de suas entregas
O melhor do kanban
O kanban é um sistema que além de aumentar a produtividade, não deixa perder o foco. E, muito mais, não é só dar ordens, mas se trata de planejamento, coragem e colaboração.
O que você pode fazer é compreender o método e aplicar no dia a dia. O objetivo principal é zero defeitos, dar valor a qualidade e reduzir os custos.
A grande chave do método é incentivar as lideranças. Os melhores líderes vem de atitudes cotidianas e de pessoas da operação, não necessariamente do gerenciamento.
Embora todos os benefícios, a perspectiva humana é o maior processo, sendo o homem o maior agente do método Kanban.
O comportamento da equipe, gerente de projeto e os membros da gerência precisam enfatizar o método. As multitarefas ruins, limitações e promover uma cultura de solução, invés de problematização e apontar culpa.
O custo da implantação é praticamente zero, dependendo do tamanho da empresa. E, ainda mais se a empresa já possuir os recursos como quadros, cartões coloridos e etc.
Curte, compartilha e envie para toda sua equipe aprender também um pouco sobre o kanban. Você também pode comentar a sua experiência aqui em baixo para que possamos ter exemplos de kanban na prática.
